1С и маркетплейсы: почему цифры не сходятся и что с этим делать

Приветствую вас, коллеги!

Сегодня про сегмент, который вырос за последние годы и почти не обслуживается нормально: продавцы на маркетплейсах.

Картина обычно одинаковая. Обороты растут, товар едет, деньги приходят. А ответить на вопрос «сколько мы заработали в прошлом месяце» никто не может - потому что в личном кабинете одна цифра, в банке другая, в 1С третья))

Разберу, почему так происходит и что чинится на стороне программы.

Сразу оговорка

Как обычно в темах на стыке: я айтишник, а не бухгалтер.

Разбираю механику данных и то, что из нее следует для настройки. Все, что касается налогов и признания доходов, решайте вместе со своим бухгалтером - у него ваши цифры и ваша система налогообложения, а у меня нет.

Но одну вещь скажу сразу, потому что она чаще всего оказывается корнем проблемы: если данные попадают в 1С криво, то и бухгалтер посчитает криво. Это уже моя зона, и она решаема.

Кому эта статья

Портрет довольно четкий.

Вы продаете на одном или нескольких маркетплейсах. Wildberries, Ozon, Яндекс Маркет, Мегамаркет - в любом сочетании.

У вас есть 1С - чаще всего Управление нашей фирмой или Управление торговлей, реже Бухгалтерия сама по себе.

И у вас есть ощущение, что цифры не сходятся. Или что вы не понимаете реальную маржу по конкретному товару.

Если вы работаете только в личном кабинете и в таблице - это статья тоже для вас, но с другой стороны: она объясняет, почему на таблице далеко не уедете.

Главная проблема: три источника правды

Начну с корня, потому что дальше все следует из него.

У продавца на маркетплейсе есть три места, где лежат цифры:

1. Личный кабинет маркетплейса - что продано, по какой цене, сколько удержано.
2. Банковская выписка - сколько денег реально пришло на счет.
3. 1С - что отгружено, что на остатках, какая себестоимость.

Эти три цифры никогда не совпадают, и это нормально. Ненормально другое - когда никто не знает, почему именно они не совпадают.

Классический разговор. «Продали на два миллиона». - «А на счет пришло сколько?» - «Миллион шестьсот». - «А остальное?» - «Ну, комиссия». - «А сколько комиссия?» - «Процентов двадцать вроде».

Вот это «вроде» и есть вся проблема. Потому что между двумя миллионами и миллионом шестьюстами лежит не одна комиссия, а десяток разных удержаний, и у каждого своя логика.

Что съедает разницу

Перечислю, что стоит между ценой на витрине и деньгами на счете. Список длиннее, чем думает большинство продавцов.

• Комиссия маркетплейса - зависит от категории товара и от схемы работы;
• логистика - доставка до покупателя;
• обратная логистика - возврат товара на склад площадки или вам. Ее платят независимо от того, состоялась продажа или нет, и именно она чаще всего делает хороший товар убыточным;
• хранение на складе площадки - тарифицируется по объему и по времени;
• приемка товара - бывает платной;
• эквайринг - процент за прием оплаты;
• реклама и продвижение - если пользуетесь;
• штрафы - за брак, за нарушение правил поставки, за отмены;
• возвраты - и это не просто минус продажа, потому что логистика по возврату уже потрачена;
• скидки и акции площадки - иногда за счет продавца, иногда совместно.

Главная мысль этого списка: каждый пункт должен попасть в учет отдельной строкой. Если все это свалено в одну сумму «комиссия», вы теряете возможность понять, где именно утекает маржа.

И практическое следствие. Товар может продаваться отлично и при этом приносить убыток - за счет обратной логистики по возвратам или за счет хранения, если он лежит месяцами. Увидеть это можно только в нормальном учете, а не в личном кабинете.

Доход - это не то, что пришло на счет

Отдельный раздел, и здесь я особенно прошу сверяться с бухгалтером.

Типичная ошибка продавца: считать доходом ту сумму, которую перечислил маркетплейс.

Почему это опасно. Маркетплейс работает по посреднической схеме - он продает ваш товар и удерживает свое вознаграждение. По общей логике доходом признается вся сумма продажи покупателю, а удержания площадки - это ваши расходы. То есть налоговая база считается от полной суммы, а не от той, что дошла до счета.

Для упрощенки с объектом «доходы» это принципиально, потому что расходы там не вычитаются вовсе. Разница между двумя подходами может оказаться существенной.

Что из этого следует для программы: в 1С должна попадать полная сумма реализации, а удержания - отдельно, как расходы. Если настроено иначе, у вас будет неверная база, и обнаружится это в худший момент.

Повторю оговорку: конкретику по вашей ситуации - только с бухгалтером. Мое дело - чтобы программа умела отражать это правильно.

Задвоение: как одна продажа становится двумя

Вторая по частоте проблема, и чисто техническая.

Как это выглядит: оборот в 1С заметно больше реального. Прибыль красивая, а денег нет.

Откуда берется. Одна и та же продажа попадает в учет дважды: один раз из отчета маркетплейса, второй раз из банковской выписки, которую загрузили как поступление от покупателя. Или из двух источников загрузки - типового обмена и стороннего модуля, которые работают параллельно.

Признаки, по которым это видно:

• обороты в 1С больше, чем в личном кабинете маркетплейса;
• на счете 62 или в расчетах с контрагентами висят непонятные остатки;
• прибыль в отчете не бьется с деньгами ни при каком приближении.

Чинится это настройкой, а не ручным удалением документов. Ручное удаление - это лечение симптома: через месяц все повторится.

Три способа связать 1С с маркетплейсом

По возрастанию удобства и стоимости.

Первый: вручную. Скачиваете отчет из личного кабинета, загружаете в 1С или вбиваете. Работает при небольших объемах, бесплатно, но съедает время и дает ошибки.

Второй: типовая интеграция. В Управлении нашей фирмой и в Управлении торговлей есть встроенный обмен с основными площадками - заказы, остатки, цены. Это лучший вариант для большинства: работает из коробки, поддерживается вендором, обновляется вместе с конфигурацией.

Только не считайте, что везде он одинаковый. Объем сильно отличается и от площадки, и от конфигурации: где-то это полноценный двусторонний обмен с заказами, а где-то только сопоставление номенклатуры и выгрузка остатков - заказы придется забирать иначе. В Бухгалтерии самой по себе обмена в привычном смысле нет вовсе, там загрузка отчетов из файлов.

Поэтому первый вопрос не «типовой или сторонний», а «что типовой умеет именно для моей площадки в моей конфигурации». Посмотреть это - полчаса, и они экономят покупку модуля, который был не нужен.

Третий: сторонние модули. Их много, они умеют больше типовых - тонкая аналитика, нестандартные сценарии, несколько площадок в одном месте. Но это внешнее решение со своими обновлениями, своей поддержкой и своей зависимостью от разработчика.

Мой практический совет: начинайте с типовой интеграции и переходите на стороннее решение только тогда, когда уперлись в конкретное ограничение и можете его назвать. Сторонний модуль, поставленный «на всякий случай», добавляет точку отказа и ничего не решает.

И одно предупреждение. Если у вас работают одновременно типовой обмен и сторонний модуль - проверьте, не грузят ли они одно и то же. Именно так чаще всего и возникает задвоение из предыдущего раздела.

FBO и FBS - разница, которая ломает остатки

Технический раздел, но важный для учета.

При работе со склада площадки товар физически уезжает к ней, а продается потом, по мере заказов. С точки зрения учета он ваш, но лежит не у вас.

При работе со своего склада товар лежит у вас и уезжает по конкретному заказу.

Что из этого следует. Товар на складе маркетплейса должен быть виден в 1С как ваш, но на отдельном складе - иначе вы не понимаете, где что лежит. Без этого возникают два симптома: кажется, что товара нет, хотя он есть на площадке, или наоборот - продаете то, чего физически уже нет.

И отдельно про несколько площадок. Если вы торгуете на трех маркетплейсах со своего склада, вам нужна общая картина остатков. Иначе один и тот же товар будет продан дважды в разных местах, и одна из продаж превратится в отмену со штрафом.

Это, пожалуй, главная техническая причина, по которой продавцу нужна нормальная учетная система, а не таблица.

Маркировка на маркетплейсе

Коротко, потому что тема большая и у меня про нее есть отдельные статьи.

Если ваш товар маркируется - одежда, обувь, парфюмерия, а с недавних пор и многое другое, - то работа с площадкой добавляет требований.

Что надо понимать:

• коды маркировки передаются площадке при поставке, и делать это надо корректно;
• вывод из оборота происходит при продаже покупателю, и данные должны уйти в систему;
• возврат маркированного товара - отдельный сценарий, который часто настроен криво или не настроен вовсе;
• и все это должно быть связано с вашей 1С, а не жить в личном кабинете отдельной жизнью.

Типичная ситуация: продавец завел маркировку так, чтобы «работало», а в учете коды не связаны с номенклатурой. До первой проверки или до первого расхождения все выглядит нормально.

Что проверить за час

Практический чек-лист. Можно пройти самому.

1. Сравните оборот за прошлый месяц в трех местах: личный кабинет, 1С, банк. Запишите три числа и разницу между ними.
2. Проверьте, разложены ли удержания по видам или свалены в одну строку.
3. Посмотрите, нет ли задвоения - сравните количество проданных единиц в 1С и в кабинете площадки.
4. Проверьте остатки - совпадает ли то, что 1С считает лежащим на складе площадки, с тем, что показывает кабинет.
5. Посмотрите, как заведены возвраты и учитывается ли обратная логистика.
6. Если товар маркированный - связаны ли коды с номенклатурой в базе.
7. И проверьте, сколько систем грузят данные в вашу базу. Если больше одной - это кандидат номер один на задвоение.

Разница между цифрами в первом пункте и есть размер вашей проблемы. Если она объяснима до рубля - у вас все хорошо. Если нет - дальше есть с чем работать.

Случай из практики

История, характерная для этого сегмента.

Продавец, три площадки, оборот прилично вырос за год. Обратились с формулировкой: «непонятно, на чем мы зарабатываем, а на чем теряем».

Посмотрели. В 1С заведено все, обмен настроен, документы создаются. Но все удержания площадок падали в учет одной суммой - просто «услуги маркетплейса». То есть формально учет есть, а ответить на вопрос «сколько мы отдали за хранение» невозможно.

Разложили по видам: комиссия, логистика, обратная логистика, хранение, штрафы, реклама. Заняло это несколько дней - в основном разбор структуры отчетов площадок.

И вот что вылезло. Одна товарная группа с хорошими продажами и приличной наценкой уходила в минус. Причина - высокий процент возвратов при том, что обратная логистика по этой категории стоила дорого. Продажи есть, оборот есть, а по факту убыток.

Плюс нашлось задвоение: параллельно работали типовой обмен и сторонний модуль, поставленный год назад для одной конкретной задачи. Часть заказов грузилась дважды.

Что сделали: разнесли удержания по видам, убрали дублирующий обмен, настроили раздельный учет остатков по складам площадок и собрали простой отчет по марже с учетом всех удержаний.

Результат не в том, что стало красивее. Результат в том, что продавец убрал из ассортимента две позиции, которые приносили убыток, и перестал заказывать их у поставщика.

Вывод, который я из этого вынес: в этом сегменте настройка учета - не бухгалтерская формальность, а прямой инструмент управления. Разница между «оборот растет» и «мы зарабатываем» видна только в правильно разложенных данных.

Если делать некому

Как вы помните, я айти-специалист: веду 1С для организаций, собираю и держу серверы. У нас команда из десяти программистов, и продавцы на маркетплейсах - один из сегментов, с которыми мы работаем.

Чем помогаем:

• настраиваем обмен с площадками - типовой или сторонний, в зависимости от того, что вам действительно нужно;
• разбираем задвоения и наводим порядок в документах;
• раскладываем удержания по видам, чтобы было видно, куда уходит маржа;
• настраиваем учет остатков по складам площадок, в том числе при работе с нескольких;
• настраиваем маркировку в связке с площадкой, включая возвраты;
• собираем отчет по реальной марже с учетом всех удержаний;
• берем 1С на сопровождение, потому что площадки меняют правила и форматы регулярно.

Подробнее про обслуживание: 1c.akernel.ru/services/it-podderzhka

И предложение на десять минут. Возьмите оборот за прошлый месяц в трех местах - кабинет площадки, 1С и банк - и пришлите три числа. По разнице между ними почти всегда видно, что именно настроено криво. Скажу бесплатно)

Читайте также: Маркировка: почему после внедрения база начинает тормозить, Сколько стоит час простоя вашей 1С, Какой сервер нужен под 1С, Обмен 1С с банком сломался и Как выбрать подрядчика по 1С и Закон о маркетплейсах: права есть, данных нет.

Вопросы признания доходов и налогообложения решайте вместе со своим бухгалтером - материал описывает техническую сторону учета. Условия и форматы отчетов площадок меняются, проверяйте актуальные.