Сколько стоит час простоя вашей 1С. Посчитайте до того, как он случится

Приветствую вас, коллеги!

Короткая статья с одной формулой. Но эта формула меняет характер разговоров про ИТ-бюджет.

Потому что почти любой такой разговор упирается в фразу «дорого». Дорого сопровождение, дорого второй диск, дорого резервный канал. И спорить бесполезно - пока на другой чаше весов не появится конкретное число.

Это число - стоимость часа простоя. Посчитаем))

Зачем вообще это считать

Три причины, и все практические.

Первая: чтобы принимать решения, а не спорить. «Резервный диск за двадцать тысяч» звучит как трата. «Резервный диск за двадцать тысяч против восьми часов простоя по семьдесят тысяч в час» - уже не звучит.

Вторая: чтобы понимать, где остановиться. Резервирование можно наращивать бесконечно, и в какой-то момент защита начинает стоить дороже риска. Без числа эту границу не найти.

Третья: чтобы разговаривать с руководителем на его языке. Директору не интересно, какой у вас рейд-контроллер. Ему интересно, сколько стоит день без отгрузок.

Три уровня простоя

Сразу разделю, потому что считать их надо по-разному.

Полная остановка. База не открывается вообще. Никто не работает. Самый понятный и самый редкий случай.

Частичная. Работает часть: например, склад отгружает, а бухгалтерия не может провести документы. Или база живая, но не работает обмен с банком.

Деградация - и это самое коварное. База открывается, но все делается втрое медленнее. Формально простоя нет, никто не звонит с паникой. А по деньгам это может оказаться дороже полной остановки на два часа, потому что тянется неделями.

Про деградацию скажу отдельно. Я про это писал в статье о том, почему 1С тормозит. Компания живет с медленной базой месяцами, воспринимая это как данность, и никто не считает, во что обходится лишняя минута на каждое проведение документа. А посчитать стоит: умножьте эту минуту на количество документов в день и на количество людей.

Формула: что складывать

Четыре слагаемых. Три считаются, четвертое - нет.

Первое: оплата людей, которые не работают. Самое простое и самое честное слагаемое. Люди в офисе, зарплата идет, работа стоит.

Второе: упущенные продажи. То, что не отгрузили и уже не отгрузите. Осторожно - не все теряется, об этом ниже.

Третье: сверхурочные на восстановление. Когда база поднимется, кто-то будет вбивать документы задним числом, часто вечером и в выходные. Это отдельные деньги.

Четвертое: репутация и отношения с клиентами. Не считается, но существует. Клиент, которому вы второй раз за квартал говорите «у нас проблемы с программой», делает выводы.

Плюс отдельная строка, если она к вам относится: штрафы и неустойки по договорам за срыв сроков поставки. У кого они прописаны - те знают. Считайте их только здесь и не складывайте второй раз внутри упущенных продаж: там потерянная прибыль, тут санкция по договору, и это разные деньги.

Стоимость часа работы людей

Считается в два действия.

Берем полную стоимость сотрудника в месяц - зарплату со всеми взносами и налогами, а не сумму на руки.

Делим на количество рабочих часов в месяце. Их около 165.

Пример. Если полная стоимость сотрудника - 80 тысяч в месяц, его час стоит примерно 485 рублей.

Дальше умножаем на количество людей, которые стоят. Важно: считать надо тех, кто реально не может работать без 1С. Если у вас двадцать человек, но пятеро из них могут заниматься чем-то другим - считайте пятнадцать.

Ориентиры при полной стоимости 80 тысяч на человека:

• 5 человек - около 2 400 рублей в час, 19 тысяч за смену;
• 10 человек - около 4 800 в час, 39 тысяч за смену;
• 20 человек - около 9 700 в час, 78 тысяч за смену;
• 50 человек - около 24 тысяч в час, 194 тысячи за смену.

Подставьте свою среднюю стоимость сотрудника - у всех она разная, и итог изменится пропорционально.

Упущенные продажи - осторожно

Здесь чаще всего завышают, поэтому скажу, как считать честно.

Неправильно: взять месячную выручку, поделить на рабочие часы и умножить на часы простоя. Так получаются красивые страшные числа, которые не имеют отношения к реальности.

Почему неправильно: большая часть продаж не теряется, а сдвигается. Клиент, который не смог получить отгрузку в среду, получит ее в четверг. Деньги придут позже, но придут.

Правильно считать то, что действительно потеряно:

• заказы, которые ушли к конкуренту, потому что клиенту было нужно сегодня;
• розничные покупатели, которые не дождались и ушли - в магазине это теряется целиком;
• сорванные тендеры - это потерянная прибыль целиком;
• клиенты, которые после второго раза перестали приходить.

Практический подход: возьмите валовую прибыль в час, а не выручку, и оцените, какая ее доля теряется безвозвратно. Для розницы это близко к ста процентам. Для оптовой торговли с постоянными клиентами - заметно меньше. Для производства чаще всего вопрос не в потере, а в сдвиге графика.

Для ориентира: при обороте 30 миллионов в месяц выручка в час составляет около 170 тысяч, а валовая прибыль при марже 15 процентов - около 25 тысяч в час. Вот от этого числа и считайте потери, а не от 170.

И сразу поясню, почему делители разные, пока вы не полезли проверять. Зарплату я делю на норму рабочего времени - около 165 часов: столько сотруднику оплачено. А выручку делю на часы, когда компания реально торгует, - двадцать два рабочих дня по восемь часов, это 176. Базы разные по смыслу, и это не описка. Подставите свой график - поменяется и делитель.

Пример расчета на двадцать человек

Соберу все вместе на понятном примере. Компания - оптовая торговля, двадцать человек, все работают в 1С.

Полная остановка на рабочий день:

• люди: 78 тысяч рублей за смену;
• упущенная прибыль: допустим, половина отгрузок сдвинулась, а половина потеряна - это около 100 тысяч за день;
• сверхурочные на ввод документов: несколько часов работы двух человек, порядка 10 тысяч.

Итого около 190 тысяч рублей за один день.

Теперь посмотрите на это число и сравните:

• второй диск в зеркале - несколько десятков тысяч, разово;
• нормальный источник бесперебойного питания - столько же;
• настройка и проверка резервного копирования - разовая работа;
• годовое сопровождение - сравните сами, вы знаете свои цифры.

Смысл упражнения именно в этом сравнении. Не в том, чтобы напугать, а в том, чтобы поставить рядом две суммы, которые обычно живут в разных разговорах.

Сколько длится простой на самом деле

Практические ориентиры по длительности - из того, что я вижу на объектах.

Диск умер, стоит зеркало - ноль часов. Никто ничего не заметил, диск меняется на ходу. Ради этого зеркало и делают.

Диск умер, зеркала нет, бэкап есть и проверен - от четырех до восьми часов. Поставить диск, развернуть систему, восстановить базу.

Бэкап есть, но его никогда не разворачивали - от суток. Потому что в половине случаев выясняется, что он неполный, поврежден или содержит не то. Время уходит на выяснение.

Бэкапа нет или он тоже погиб - дни, и часть данных не вернется никогда. Дальше начинается восстановление по первичке руками.

Шифровальщик - неделя как типичный срок, даже при хорошем бэкапе: надо найти вход, развернуть чистые машины, сменить все пароли. Я разбирал это отдельно.

И добавка, которую забывают: если нужного сервера или комплектующих нет в наличии, ко всем срокам прибавляется доставка. В худшем случае - недели.

Отсюда простой вывод: разница между «есть проверенный бэкап» и «есть бэкап» измеряется не в качестве, а в сутках простоя. По вашей же формуле переведите эти сутки в деньги.

Что реально сокращает время

По убыванию эффекта на вложенный рубль.

Первое: проверенный бэкап. Самый дешевый способ сократить простой в разы. Стоит одной проверки в квартал. Я повторяю это в каждой статье и буду повторять дальше, потому что это единственный пункт, который работает всегда.

Второе: зеркало дисков. Превращает самую частую поломку из аварии в неудобство. Стоит одного диска.

Третье: запасные комплектующие на полке. Диск и блок питания той же модели, лежащие в шкафу, экономят дни ожидания доставки. Для критичных систем окупаются одним случаем.

Четвертое: описание инфраструктуры. Когда все горит, время уходит на вспоминание, что где стоит. Две страницы описания экономят часы.

Пятое: договоренность о времени реакции. С подрядчиком или со своим человеком - кто и как быстро приступает. Про это следующий раздел.

Шестое, для тех, у кого простой стоит дорого: второй сервер. Дорого, но если ваш час простоя измеряется сотнями тысяч - считайте.

Время реакции и время решения - разные вещи

Короткий раздел, но важный - особенно при разговоре с подрядчиком.

Время реакции - через сколько вам ответят и начнут заниматься.

Время решения - через сколько все заработает.

Это разные числа, и первое почти ничего не гарантирует. «Реагируем за пятнадцать минут» звучит отлично, но если решение занимает двое суток, вам от этих пятнадцати минут ни холодно ни жарко.

Что спрашивать у подрядчика: не «как быстро вы отвечаете», а «сколько у вас обычно занимает восстановление базы из бэкапа» и «что вы делаете, если сервер не поднимается». Ответ на второй вопрос многое скажет.

Я разбирал это в статье про выбор подрядчика - там есть список из восьми вопросов, и этот один из них.

Случай из практики

Короткая история про то, как число меняет решение.

Компания, торговля, около двадцати пяти человек. Сервер работал шестой год, диски родные. Предлагаю поменять диски и настроить нормальное копирование во второе место. Ответ: «давай в следующем квартале, сейчас не до того».

Не спорю, а прошу пять минут и считаю вместе с директором. Стоимость часа простоя по людям, оценка потерянных отгрузок, вероятная длительность восстановления при текущем состоянии - а бэкап тогда писался на тот же сервер.

Получилось около двухсот тысяч за день простоя, при вероятной длительности от суток.

Решение изменилось в тот же вечер. Не потому что я был убедителен, а потому что рядом с числом «двести тысяч» цена дисков перестала выглядеть тратой.

Что было дальше. Через полгода один из старых дисков действительно умер - уже в зеркале. Заменили на ходу, никто в компании об этом даже не узнал.

Вывод, который я из этого вынес: самый действенный аргумент в ИТ - не технический, а арифметический. И считать надо вместе с руководителем, а не приносить готовую бумагу.

Как пользоваться этим числом

Три способа, все рабочие.

Первый: при любом обсуждении затрат. Поставьте цену решения рядом с ценой часа простоя. Дальше решение обычно принимается само.

Второй: чтобы расставить приоритеты. Посчитайте, что сократит простой сильнее всего на вложенный рубль. Почти всегда это оказывается проверенный бэкап, а не новое железо.

Третий: чтобы понять, где остановиться. Если ваш час простоя стоит три тысячи рублей, второй сервер за полмиллиона не нужен. Если сто тысяч - нужен. Число отвечает на этот вопрос, а интуиция нет.

И один совет по форме. Посчитайте это один раз, запишите на одну страницу и держите под рукой. Через год пересчитайте - компания меняется, и число вместе с ней.

Если делать некому

Как вы помните, я айти-специалист: веду 1С для организаций, собираю и держу серверы. У нас команда из десяти программистов, и такой расчет мы обычно делаем на первой же встрече - потому что без него разговор про сопровождение превращается в торг вслепую.

Чем помогаем:

• считаем стоимость простоя под вашу компанию, вместе с вами;
• оцениваем, сколько вы будете стоять при текущем состоянии инфраструктуры - это отрезвляет сильнее всего;
• настраиваем резервное копирование и проверяем восстановление на деле;
• приводим в порядок дисковую подсистему - зеркало, запасные диски, контроль состояния;
• описываем инфраструктуру на две страницы, чтобы в аварии не вспоминать;
• берем на сопровождение с понятным временем реакции и решения.

Подробнее про обслуживание: 1c.akernel.ru/services/it-podderzhka

И бесплатное предложение, которое займет десять минут. Напишите: сколько человек работает в 1С, примерная полная стоимость сотрудника, оборот в месяц и есть ли проверенный бэкап. Посчитаю ваш час простоя и вероятную длительность восстановления. Дальше решать вам - но решать уже с числом на руках)

Читайте также: Ваш бэкап 1С точно рабочий?, 1С тормозит: диагностика за 30 минут, Пришел шифровальщик: первые 60 минут и Как выбрать подрядчика по 1С.

Все цифры в статье - пример расчета, а не утверждение о ваших издержках. Подставляйте свои.